Privacyverklaring CoK SaveIT
CoK SaveIT is een invoegtoepassing voor Microsoft 365 van Co Knowledge B.V. In deze verklaring lees je welke gegevens SaveIT verwerkt, waar die staan en wat je rechten zijn. Kort samengevat: je mails en documenten blijven in Microsoft 365. Co Knowledge ontvangt en bewaart ze niet.
Wie zijn wij
Co Knowledge B.V., West Breukelderweg 6, 6721 MR Bennekom. KvK 95766324.
Vragen over privacy: office@coknowledge.nl of 030 799 6030.
Hoe SaveIT werkt
SaveIT draait in Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Je meldt je aan met je eigen Microsoft 365-account. SaveIT werkt daarna namens jou, met jouw rechten: je ziet en schrijft alleen in sites, mappen en OneDrive waar je in Microsoft 365 al toegang toe hebt. SaveIT gebruikt daarvoor deze rechten van Microsoft Graph: je profiel lezen, sites lezen, bestanden lezen en schrijven, en een eigen recht om de licentie te controleren.
Welke gegevens, en waar
| Gegevens | Waarvoor | Waar het staat |
|---|---|---|
| Mails, bijlagen en documenten die je opslaat, opent of toevoegt | Het opslaan, openen of toevoegen zelf | Gaan rechtstreeks tussen jouw Office en Microsoft 365. Ze komen niet langs servers van Co Knowledge. |
| Namen van sites en mappen, je gevolgde sites | Laten zien waar je kunt opslaan | Opgehaald uit Microsoft 365 en alleen getoond in SaveIT. |
| Recente locaties en de laatste licentie-uitkomst | Sneller kiezen; niet bij elke opening de licentie controleren | Alleen in de opslag van je eigen browser of Office, op je eigen apparaat. |
| Toegangstoken met de ID van je organisatie (tenant-ID) | Controleren of je organisatie een geldige licentie heeft | Bij het openen gaat het token naar saveit.coknowledge.nl. We gebruiken de tenant-ID om de licentie op te zoeken en bewaren het token niet. Om het aantal gebruikers per organisatie te kunnen tellen, leggen we per controle een pseudonieme code vast die is afgeleid van de ID van je account, zonder naam of e-mailadres. Dat logboek bewaren we maximaal 90 dagen. Je naam en e-mailadres uit het token gebruiken en bewaren we niet. |
| Licentiegegevens van je organisatie: naam, tenant-ID, looptijd, afgesproken aantal gebruikers | Licentie en facturatie | In het licentieregister van Co Knowledge, zolang de overeenkomst loopt en daarna zo lang als de wet vereist (fiscale bewaarplicht). |
| Contactgegevens van je beheerder | Offerte, licentie en ondersteuning | In de administratie van Co Knowledge. |
SaveIT gebruikt geen cookies, geen advertenties en geen analyse- of volgdiensten.
Wie helpt ons
SaveIT draait op Microsoft Azure (Static Web Apps, regio West-Europa). Microsoft is daarbij onze verwerker. De licentiecontrole draait in dezelfde omgeving. We verkopen of delen geen gegevens met andere partijen.
Rollen
Voor de inhoud in Microsoft 365 blijft je organisatie verantwoordelijk; SaveIT is een hulpmiddel dat namens de gebruiker werkt en Co Knowledge verwerkt die inhoud niet. Voor de licentie- en contactgegevens is Co Knowledge verwerkingsverantwoordelijke.
Beveiliging
Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). SaveIT heeft geen eigen database met inhoud en geen opgeslagen wachtwoorden of geheimen. Je IT-beheerder bepaalt wie SaveIT mag gebruiken en kan de toegang altijd intrekken in Microsoft Entra.
Je rechten
Je mag vragen welke gegevens we van je hebben, en die laten corrigeren of verwijderen. Mail daarvoor naar office@coknowledge.nl. We reageren binnen vier weken. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Werkt SaveIT anders met gegevens, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste versie.